Az eredményességet naponta kell gyakorolni

„Az akadályok azok a félelmetes dolgok, amiket akkor látsz, ha leveszed a szemed a céljaidról.” - Hannah More

Nemrégiben egy ügyfelem hangosan panaszolta, hogy nincsenek meg a megfelelő eszközei a munkához. Azt hittem a cégétől talán asztalt, számítógépet vagy hasonlót vár. De nem. A panaszának a lényege az volt, hogy nem sikerül szervezetten dolgoznia.

Volt egy próbálkozásom, amiben azt mondtam neki, hogy talán nem a cégtől kéne várnia a szervezettséget, hanem a saját eredményességének eszközeit önmagának kéne elsajátítania.

Először meglehetős durva pillantást kaptam, de aztán megnéztük, a lehetőségeket:

Ahhoz, hogy megcsináljunk és végigvigyünk a munkában és az életünkben bármit is, a hatékonyságunkat, az idő és energiabeosztásunkat kell jól menedzseljük. Ezek olyan dolgok, amit még egy kiváló titkárnő, asszisztens vagy odaadó feleség sem képes helyettünk elvégezni.

A többségünk mindent, lehetőleg gyorsan szeretne elvégezni, amúgy meg roppant elfoglaltak vagyunk. Hisz telefonok, mailek, ránk kopogók, megbeszélni akarók egész hada leselkedik ránk. Így működik a munka világa…

És mégis, vannak akik még ilyen körülmények között is eredményesebbek tudnak lenni.

Mi lehet a titkuk?

Jobb tervezés

Ez a "titok" néhány generáció óta már bent van a köztudatban, mégis meglepetésként ér még sokunkat. Akik hatékonyak, azok tervezik a napjaikat! Listákat készítenek a napi teendőikről, arról, hogy mi a fontosabb és nyomon követik a feladataik előkészítettségi és készenléti állapotát. "Ehhez nem kell észkombájnnak lenni!"

Jómagam reggelenként írom össze a teendőimet. Ehhez technikailag olyan komplex eszközöket használok, mint papír és ceruza. Leírom a három legfontosabb feladatomat, aztán egy vonal alá azt is ami az előző napról maradt vissza, ill. aznapra még elvégezhető feladat lehet.

Ha többet szeretnél elérni, tervezned kell. Van aki azt tanácsolja, hogy már előző este tervezz meg mindent (akkor az éjjel még gondolataid születhetnek a témáidhoz), de másnap reggel is teljesen rendben van.

Jobb határok

Szervezd meg, hogy a telefonhívásokat viszonylag egy időben tudjad bonyolítani. Az e-mailjeidet is csak napjában max. 2-szer ellenőrizd. Ha igazán termékenynek kell legyél, akkor lehet, hogy az irodád ajtaját is be kell csukjad. A nyitott ajtó politikát ez nem sérti meg!

Többeket ismerek, akik vagy hajnalban mennek be vagy késő este maradnak bent, mert szükségük van a csendre és munkatársaktól is mentes nyugalomra az eredményes munkához.

Önuralom

Sok a jó könyv az időgazdálkodásról. Az egyik legfontosabb szabály, hogy egyszerre egy dologgal foglalkozz és azzal is addig, amíg el nem végezted. Szokj rá, hogy amivel foglalkoznod kell, ahhoz gyorsan nyúlj hozzá, kezdj bele, amíg magad mögött nem tudod. Ha van olyan feladat, amit valaki más szintén el tud végezni, akkor delegáld rá a megcsinálást. Azokkal a dolgokkal, amikhez pedig nincs közöd, de tájékoztatásul neked is odateszik, ne is foglalkozz.

Coachként azt látom, hogy sokan kínozzák magukat azzal, hogy ők menthetetlen halogatók. Pedig egyszerűen csak zavar van a rendszerükben, annyi minden van előttük: átnézésre, hozzászólásra, kezelésre, hogy elúsznak. Neked nem kell ide jutnod! Legyen annyi önuralmad, hogy ami feladatod van, annak nekiállsz, megcsinálod és utána továbblépsz!

Jobb célok

Ez is a tervezésre vezethető vissza. Ha pontosan tudod,hogy mit kell tegyél, akkor lelkesen, kreatívan meg is fogod tudni csinálni valószínűleg még aznap a feladatot. Főleg, ha tudod, hogy mi a fontos és mi a nem fontos. Gyorsabb leszel, magabiztosabb és sokkal hatékonyabb.

Ahány ember, annyi trükk a jó célfogalmazásra. Ami kipróbált és sokaknak bevált technika az pl. a DÖNTS (ma) arról, hogy meg AKAROD csinálni azokat a feladatokat, amik a napi listád elején vannak. DÖNTSD el, hogy az IDŐdet (és az életedet) jól használod és a céljaid elérésére fordítod.